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Otimização de Processos: A Fórmula Certa para o Sucesso de Seu Empreendimento

Já parou para analisar os processos que ocorrem dentro de uma empresa? Para quem vive o cotidiano de qualquer empresa sabe que a preocupação com a eficiência dos processos é bem comum. Essa eficiência pode ser aumentada por meio de uma série de medidas chamada otimização de processos.

Na verdade, já pensou o que seria um processo? Processo é uma sequência de tarefas ordenadas a fim de gerar uma entrega final, seja um produto, serviço ou ideias. E não é apenas nas indústrias que se tem um processo.

Num supermercado, por exemplo, deve haver toda uma logística desde os produtos chegarem no estabelecimento até saírem para a casa do consumidor. No local, tem um processo com o funcionário abastecendo as prateleiras com os produtos. Outro em que o caixa recebe o pagamento. E até mesmo a entrega das compras na casa do cliente.

Porém, durante todos os processos, há gasto de diversos tipos de recursos: tempo, dinheiro e pessoas. A otimização de processos age de forma a minimizar algum desses gastos, aumentando o rendimento e resolvendo possíveis problemas no processo através dos pequenos processos internos.

Mas qual é a sua real importância?

Com a crescente concorrência no mercado, o aumento da agilidade de execução dos processos se torna essencial para que aumente o padrão de produção. Reduzir apenas um recurso, como o tempo, não é o ideal para que atinja de forma positiva os resultados. É preciso controlar cada um dos recursos por meio de uma análise rigorosa dos pequenos processos que se somam no processo maior.

Uma vez que os processos são alinhados, torna-se mais fácil de gerenciá-los e colocá-los em prática. Para tal facilidade, alguns benefícios são garantidos: redução do custo de produção, diminuição do tempo do processo e otimização do processo. Esses benefícios são motivos para um possível aumento de produtividade, construindo um cenário próspero que, para muitos empreendedores, sempre foi de difícil acesso e taxado como utópico.

Outro benefício da otimização de processos é assegurar o controle e domínio sobre o processo em questão, agregando mais qualidade para o entregável e minimizando os possíveis erros na cadeia de produção.

Uma indagação muito comum, proveniente de alguém que deseja otimizar os processos de sua empresa, é a seguinte: “É possível que eu faça, por conta própria, uma análise e otimização de processos do meu empreendimento?” E a resposta para esse corriqueiro questionamento é Sim!.

Entende-se, no entanto, que a otimização de processos apresenta maiores resultados quando auxiliada por visões externas. O porquê dessa afirmativa é simples: visões externas são mais propícias à apresentar inovações e soluções para os problemas, fugindo da visão, muitas vezes viciada e engessada, dos produtores inerentes à cadeia de produção.

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Vamos entender melhor como funciona a otimização de processos

Primeiramente, é essencial ter em mente que a otimização de processos pode ser feita com empresas de qualquer setor: produção, logística, transporte, downstream, embalagem e comercialização. Deixando claro que diversas empresas, independente do segmento de atuação, apresentam processos que podem ser melhorados, a fim de trazer maiores benefícios para quem produz, como também para quem consome.

Por meio de visitas de reconhecimento ao local a ser otimizado, os processos são mapeados para uma posterior identificação dos gaps. O mapeamento pode ser feito analisando indicadores primordiais para o entendimento das etapas de determinado processo, como: área responsável, tempo de duração, principal entregável e custo da etapa em questão.

Os gaps, citados anteriormente, são os gargalos que determinada etapa enfrenta. Provavelmente muitos irão se perguntar: “Mas o que são gargalos?”. Gargalos são problemáticas, provenientes de inúmeros motivos, que dificultam e atrasam o andamento de um determinado processo. O termo gargalo, para tal situação, é originário da analogia feita com uma garrafa pet, como algo que trava o fluxo, obstrui o resultado de uma corrente.

Após muito estudo de causa-efeito através de ferramentas, dinâmicas e métodos que direcionam às causas raiz, as soluções são formuladas e apresentadas à empresa por meio de um relatório. Importante frisar que as soluções passam por uma árdua construção de valores (estudo de causa-efeito), sendo essa construção, possivelmente, a parte mais complicada e desgastante para a otimização de processos.

Uma ferramenta muito utilizada nesse processo é o Bizagi, responsável por tornar mais esquemático e ilustrativo o mapeamento de uma determinada etapa. Como exemplo de dinâmica, podemos citar o Brainstorming, uma poderosíssima arma para criação de ideias. Já um conjunto de métodos facilitador para a criação de soluções é o Design Thinking.

Ao final de todo esse estudo e formulação de soluções, torna-se palpável apontar, de maneira concisa, as principais dificuldades do processo, como modificá-lo, o custo para consertá-lo - seja o custo referente à mão de obra, tempo envolvido na modificação, capital investido - e, o mais importante, apontar o benefício maior de toda essa pesquisa. 

Esse benefício maior é de suma importância, já que será ele o principal indicador responsável por mensurar se o objetivo do projeto de otimização, estipulado lá no começo, foi alcançado.

Para finalizar, é necessário verificar se a mudança proposta é viável e não fantasiosa, sendo funcional e implementável. Feito isso, torna-se necessário a capacitação de todos os envolvidos no processo anterior, para que eles possam estar familiarizados com o novo modelo, colocando em prática de forma mais efetiva.

Vale ressaltar que um acompanhamento frequente dos processos é ideal para que seu funcionamento continue nas melhores condições possíveis, além de poder verificar outras oportunidades de investimento que amplie o negócio e seu faturamento.

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Vamos entender como isso funciona na prática

Na maioria dos casos de empresas, a implementação de uma ferramenta tecnológica é a principal mudança de otimização de um processo. Tanto na indústria como no mercado de serviços em geral, a atuação dessas ferramentas deve caminhar junto com a capacitação de quem os controla.

Antes do ano de 2005, a CADAM, empresa de mineração de caulim, utilizava um sistema que não conseguia atender todas as demandas de processos da empresa, fazendo com o que controle dos procedimentos realizados fosse dificultado. Após todo o processo de mapeamento e análise do mesmo, a otimização foi colocada em prática com uma ferramenta tecnológica.

Com a implantação de um software foi possível automatizar alguns dos processos que o sistema antes não era capaz de aderir. Além disso, a empresa passou a ter total controle das atividades e conseguiu uma forma de mensurar indicadores. Dessa forma, os processos desenhados no software geraram maior agilidade e eficiência em todo o processo.

A mudança de um modelo de gerenciamento

A otimização, por si só, já é uma grande evolução em todo o processo da empresa. Mas sua consequência não para por aí. Outro ponto que vem como um benefício secundário e de igual importância é o conhecimento aprofundado da linha de atividades. Muitas vezes, o que acontece é que o suposto problema inicial não é a causa raiz encontrada nas análises.

Estar ciente do que acontece na sua empresa é o primeiro passo para o investimento e expansão das vendas. O aperfeiçoamento constante da gestão ou de uma ferramenta é o que aumenta o sucesso frente a competitividade do mercado.

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