O uso de Ferramentas de Gestão é muito importante para que você alcance o máximo que seu negócio pode fornecer.
Ferramentas de Gestão são técnicas usadas para aumentar a eficiência da sua equipe, a qualidade dos seus processos e projetos dentre outros fatores.
Alguns dos setores empresariais que você pode aplicar alguma ferramenta são:
Com o passar do tempo e o avanço tecnológico foram desenvolvidas ferramentas digitais para auxiliar o trabalho de gerenciamento. Plataformas digitais que ajudam a manter processos, equipes e tarefas coordenados e em sintonia.
Primeira coisa que você deve fazer é parar e pensar “Onde eu estou enfrentando dificuldades de gerir?”
A partir de uma análise de qual setor está sendo obstruído você pode começar a procurar a melhor ferramenta.
É importante você ser fiel às suas necessidades e não escolher uma ferramenta por ser “famosinha”.
A segunda coisa a fazer é iniciar a busca pela Ferramenta Ideal. Estude as possibilidades, conferindo suas funcionalidades e valores. Pois muitas ferramentas são gratuitas ou possuem um plano gratuito mas também tem planos pagos com mais funcionalidades.
Confira também se eles possuem período de teste, pois você deve saber se a ferramenta se adaptará à suas necessidades.
Tenha em mente que a ferramenta deve se adequar à sua gestão e não a sua gestão que deve se adequar à ferramenta!
A terceira coisa que você deve fazer é disseminar o uso da ferramenta na sua empresa. Pois ela só dará frutos se sua equipe usá-la.
Para isso você deve mostrar para a equipe os benefícios que o uso daquela ferramenta vai trazer, por tabela, à todos os setores.
É importante que na hora que você for escolher sua ferramenta ideal você pense na facilidade e intuitividade que sua interface possui. Pois uma ferramenta que seja complexa além do necessário resultará em uma queda no uso.
Por último, após a implementação você deve avaliar o amadurecimento que a ferramenta proporcionou. Apresentar os resultados para a equipe é uma motivação também.
Lembre-se que a ferramenta é nada além de uma ferramenta. Tudo depende de quem a usa. Por isso, use-a bem e colherá bons resultados.
Vamos ver algumas das principais ferramentas digitais de gestão, para o aperfeiçoamento do seu negócio.
Ferramentas de gerenciamento de qualidade são importantes para minimizar erros durante o processo. Identificando dificuldades e traçando planos para ultrapassar e superar essas dificuldades.
Aqui você vê as 3 principais técnicas de análise de qualidade para sua empresa.
Por exemplo, você pode usar uma dessas ferramentas para identificar as suas dificuldades. Por exemplo, montando uma Matriz FOFA da sua empresa como um todo e então analisar onde é necessária uma intervenção e uso de uma ferramenta um pouco mais completa e específica.
São importantes pois permitem que você monitore o andamento de projetos sem estar necessariamente o tempo todo de olho.
Além de contabilizar o quanto é gasto em cada parte do projeto. Distribuir de forma justa a tarefa a toda a equipe e mostrar, tanto para a equipe quanto para você mesmo, o que está sendo produzido (checar a produtividade da sua equipe). Por exemplo, ferramentas como o Pipefy, Trello ou Podio.
O Pipefy é uma plataforma brasileira de gestão de processos. Ela funciona a partir de cards. Você cria o chamado “Pipe” que será a área de atuação da sua gestão.
Esta área pode ser de vendas, de atendimento ao cliente, de desenvolvimento de software, pesquisa de satisfação, qualificação de leads, marketing de conteúdo, análises de contratos, processos de compras, avaliações de desempenho e outros.
Além disso possibilita que você crie o pipe da forma que melhor lhe convier, se nenhum dos templates prontos disponibilizados forem o que você precisa para a sua empresa.
O responsável pela delegação das tarefas tem a flexibilidade de determinar a equipe responsável pela tarefa, fluxo e prazo e outros fatores.
O Trello é uma ferramenta bastante semelhante, funciona também no sistema de Cartões. Onde tarefas são atribuídas por meio destes cartões e onde é possível especificar a equipe responsável, o prazo e o que deve ser feito.
Ambas funcionam a partir de um sistema de Cartões. Mas eles têm diferenças cruciais entre si.
O Pipefy possui templates prontos, o Trello apesar de não possuir é fácil e rápido criar, possuindo um layout flexível. O Trello possui um percentual de andamento da tarefa, mas o Pipefy permite criar campos de preenchimento obrigatório.
Um grande contra do Pipefy é a ausência de uma versão mobile. Ambos são gratuitos. O Trello é o favorito do mercado mas o Pipefy vem ganhando espaço também.
Outra ferramenta de gestão de tarefas é o Podio. Nele você cria tarefas a serem realizadas. Pra você mesmo ou pra qualquer outra pessoa da sua rede de colaboradores.
No Podio você pode criar uma rede completa para sua empresa e então setorizar em áreas de trabalho.
Dentre as possibilidades do Podio estão: incluir anexos nas tarefas, observar o progresso em tarefas, determinar prazos e calcular tempo gasto em tarefas e atividades, dentre outras.
O Podio também fornece um calendário, facilitando a visualização de prazos e rotinas. Não só pessoal, mas de toda a sua área de trabalho.
As grandes vantagens do Podio são: ser gratuito e possuir versão mobile, que permite sincronizar com o seu celular.
Ferramentas de gestão financeira fornecem um maior controle da saúde financeira do seu negócio. Permitem que você faça previsões de faturamento e saldo e tenha domínio sobre os gastos. Uma dessas ferramentas é o Conta Azul.
Um software que permite que seus dados estejam disponíveis de qualquer lugar de acesso. Pois funciona online e todas as informações são guardadas na nuvem.
Ela fornece controle de estoques, vendas e financeiro. Os usuários do ContaAzul tem acesso a um equipe de suporte da empresa.
O software é pago, mas de preço acessível, variando para o número de usuários. É um software brasileiro.
Ferramentas de marketing atuam em diversos cenários. Possibilitam melhorias quanto à divulgação de mail marketing e Newsletters. Outras são gerenciadores de Redes Sociais. Monitoramento de acesso ao seu website e avaliação de vendas e conversões.
O Marketing é dividido em dois tipos. O Outbound Marketing e o Inbound Marketing. O primeiro é a técnica utilizada anteriormente no mundo do Marketing. Onde a empresa atua prospectando ativamente os clientes, oferecendo serviços ou produtos.
O Inbound Marketing trabalha com cliente de forma a cativá-lo e despertar a necessidade do seu produto nele.
Muitas vezes, o ideal para uma empresa é mesclar as duas técnicas. Usando nos momentos corretos a técnica que melhor dará resultados. E para ambas as áreas do marketing existem ferramentas que ajudam a otimizar o trabalho.
Fazer campanhas digitais por meio de e-mail não se tornou obsoleto, como muitos podem achar. É na verdade uma ferramenta muito importante e muito utilizada. É uma forma de você criar laços e nutrir seu lead ou cliente, funcionando bem para gerir leads e clientes além de fidelizar clientes.
Uma plataforma que possibilita o envio de uma grande quantidade de emails de forma simultânea, permite a criação de templates personalizados, além dos já disponíveis, para seus e-mails, além de outras vantagens é o MailChimp.
Você tem acesso a relatórios de todas as campanhas enviadas, possibilitando uma análise de pontos fracos e fortes do seu mail marketing.
A criação de listas de contatos permite que você monitore e gerencie diversas campanhas com diferentes objetivos.
As listas são criadas por você ou sincronizadas, a partir da chave API, com outros softwares e plataformas.
Como por exemplo, um campo de “Assine nossa Newsletter” no seu blog e os inscritos sejam inseridos automaticamente em uma lista chamada “Newsletter”. Facilitando o manejo dos seus contatos.
Outra característica do MailChimp é a possibilidade de agendar envios.
É uma ferramenta gratuita que, apesar de ser em Inglês, é simples e com um básico de conhecimento em língua inglesa você consegue dar conta, além dos diversos tutoriais que encontra na internet.
Como dito anteriormente, você precisa saber dosar o Inbound Marketing e o Outbound Marketing na sua empresa. Mostramos uma ferramenta de Inbound. Agora mostraremos uma ferramenta do Outbound.
Outbound Marketing é visto, por exemplo, em flyers, telemarketing e também em anúncios.
Você tem idéia de como anunciar o seu serviço ou produto no Google? Possibilitando que quando alguma coisa relacionada a algo oferecido pela sua empresa você apareça para quem está buscando?
Para esse fim o Adwords é a solução. Ele permite criar os anúncios no Google e determinar as palavras chaves das buscas para que você apareça.
Ele funciona por um método de CPC (Custo Por Clique). Você determina quanto quer pagar por clique. E a partir da qualidade do seu anúncio e o quanto está disposto a pagar você é rankeado para aparecer na busca.
O AdWords permite criar campanhas e dentro grupos de anúncios. Um exemplo básico do que é isso é que você pode oferecer diversos serviços. E então criar uma campanha para cada serviço. E dentro de cada serviço um grupo de anúncios.
É uma maneira incrível de fazer seu negócio aparecer para as pessoas certas. Aquelas que estão buscando algo semelhante ou até mesmo igual ao que você tem. Afinal, todos nós já ouvimos a expressão “Google It!”. Outra vantagem do AdWords é que ele possui muitos tutoriais, inclusive em forma de vídeo aulas.
Permite que você avalie e meça o crescimento individual de cada elemento da sua equipe. De forma contínua.
Avaliar desempenho dos membros da sua empresa e realizar Pesquisas de Clima Organizacional são algumas das possibilidades que o Solides oferece.
A partir dele você pode cadastrar seus membros e manter uma avaliação contínua sobre o papel dele na empresa. Ele utiliza um sistema de cruzamento de informações e reúne todos os dados em apenas um lugar, facilitando armazenamento e consulta.
O software também auxilia no momento de contratações: trabalhando com um sistema de previsões ele avalia custos de treinamento, pique e produtividade do seu candidato à vaga.
O Software é pago, mas é brasileiro. O que é uma forma de fomentar o crescimento do mercado nacional.
Ferramentas de gestão de conhecimento permite que você e toda sua equipe compartilhe informações, dados e arquivos constantemente. Além de armazenar estes.
Existem hoje, ferramentas online que possibilitam o armazenamento de dados na nuvem, ou seja, eles podem ser acessados de qualquer lugar a partir da internet.
Plataformas de e-mail possibilitam isso hoje em dia, no caso do Gmail o Drive. E também o DropBox. Eles são de uso pessoal, mas há a possibilidade de se contratar um plano com muitas mais vantagens.
As vantagens vão desde maior capacidade de armazenamento até a possibilidade de realizar vídeo chamadas.
O Google possui o G Suit. Um conjunto de ferramentas que inclui um Drive que fornece o armazenamento, a proteção e a colaboração em tempo real de seus documentos, criação de formulários, dentre outros instrumentos.
A ferramenta de colaboração em tempo real estimula o trabalho em equipe e a sincronia de todo o grupo.
1- Análise da sua empresa e identificação da necessidade de melhoria (por uma matriz FOFA por exemplo);
2- Pesquisar sobre as ferramentas, vendo seus pontos fortes e fracos;
3- Disseminar na sua equipe o uso da ferramenta;
4- Analisar resultados. Busque sempre melhorias!!
Leia também 10 Dicas Para Empreendedores.
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